Создание

1. Создание входящего документа

В модуле предусмотрено несколько способов создания входящих документов для удобства пользователей. Ниже описаны пошаговые инструкции для каждого метода.

#1 Рабочий стол

1. Перейдите на Рабочий стол.
2. В блоке Входящий документ нажмите кнопку "Зарегистрировать вх. документ".

#2 Список входящих документов

1. Перейдите в раздел Список входящих документов.
2. Нажмите кнопку "Создать", расположенную в панели действий (toolbar) списка или через контекстное меню.

#3 Журнал документов

1. Перейдите в раздел Журнал документов.
2. Нажмите кнопку "Создать", расположенную в панели действий (toolbar) журнала или через контекстное меню.

3. В открывшейся форме заполните основные поля:
   • Наименование документа — краткое название документа.
   • Краткое содержание — суть документа.
   • Корреспондент — организация или лицо, отправившее документ.
   • Дата поступления — автоматически заполняется, но может быть изменена при необходимости.
   • Организация и подразделение — автоматически заполняется в зависимости от настроек пользователя.
   • Ответственный - укажите сотрудника, ответственного за обработку документа.
4. После заполнения всех полей нажмите "Сохранить", чтобы зарегистрировать документ.

2. Регистрация входящего документа

• После сохранения, документ автоматически регистрируется в системе и получает статус "На рассмотрении".
• Назначенный ответственный пользователь получит уведомление о поступившем документе.

3. Рассмотрение и обработка

Ответственный пользователь может выполнить следующие действия:

• Принятие документа в работу: назначьте поручения другим сотрудникам для выполнения задач, связанных с документом.
• Резолюция: подготовьте резолюцию для исполнения документа.
• Назначение исполнителей: выберите сотрудников, которые должны будут выполнить поручения, указанные в резолюции.
• После создания поручений, система отправит уведомления исполнителям.

4. Исполнение поручений

• Исполнители поручений получают уведомление о назначенной задаче и могут:
  • Комментировать процесс выполнения поручения.
  • Прикреплять результаты работы к карточке документа.
• После завершения всех поручений документ переводится в статус "Исполнен".

5. Архивирование

• После завершения работы с документом, он может быть отправлен в архив для хранения.
• Документы в архиве остаются доступны для просмотра и поиска в любое время.

---

Входящие документы являются важной частью делопроизводства любой организации, и система Visary DocFlow обеспечивает их эффективную регистрацию, обработку, контроль и архивирование.