Перейти к основному содержимому

Создание

1. Создание входящего документа​

В модуле предусмотрено несколько способов создания входящих документов для удобства пользователей. Ниже описаны пошаговые инструкции для каждого метода.

  1. Перейдите на Рабочий стол.
  2. В блоке Входящий документ нажмите кнопку "Зарегистрировать вх. документ".
  1. В открывшейся форме заполните основные поля:
    • Наименование документа — краткое название документа.
    • Краткое содержание — суть документа.
    • Корреспондент — организация или лицо, отправившее документ.
    • Дата поступления — автоматически заполняется, но может быть изменена при необходимости.
    • Организация и подразделение — автоматически заполняется в зависимости от настроек пользователя.
    • Ответственный - укажите сотрудника, ответственного за обработку документа.
  2. После заполнения всех полей нажмите "Сохранить", чтобы зарегистрировать документ.

2. Регистрация входящего документа​

  • После сохранения, документ автоматически регистрируется в системе и получает статус "На рассмотрении".
  • Назначенный ответственный пользователь получит уведомление о поступившем документе.

3. Рассмотрение и обработка​

Ответственный пользователь может выполнить следующие действия:

  • Принятие документа в работу: назначьте поручения другим сотрудникам для выполнения задач, связанных с документом.
  • Резолюция: подготовьте резолюцию для исполнения документа.
  • Назначение исполнителей: выберите сотрудников, которые должны будут выполнить поручения, указанные в резолюции.
  • После создания поручений, система отправит уведомления исполнителям.

4. Исполнение поручений​

  • Исполнители поручений получают уведомление о назначенной задаче и могут:
    • Комментировать процесс выполнения поручения.
    • Прикреплять результаты работы к карточке документа.
  • После завершения всех поручений документ переводится в статус "Исполнен".

5. Архивирование​

  • После завершения работы с документом, он может быть отправлен в архив для хранения.
  • Документы в архиве остаются доступны для просмотра и поиска в любое время.

Входящие документы являются важной частью делопроизводства любой организации, и система Visary DocFlow обеспечивает их эффективную регистрацию, обработку, контроль и архивирование.